Schriften in PDF einbetten: So funktioniert es mit Adobe Acrobat und Microsoft Word

Stellen Sie sich vor, Sie haben sorgfältig eine PDF-Datei mit Ihrer Lieblingsschriftart erstellt. Doch sobald Sie die Datei mit anderen teilen, zum Drucken versenden oder mit einer anderen Software öffnen, stellen Sie fest, dass die Schriftarten plötzlich nicht mehr korrekt dargestellt wurden. Dies kann besonders problematisch sein, wenn Ihr Dokument besondere Formatierungen oder spezielle Schriftarten enthält, die nicht überall verfügbar sind. Diese unerwarteten Änderungen können das Erscheinungsbild und die Lesbarkeit Ihrer Dokumente erheblich beeinträchtigen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Adobe Acrobat und Microsoft Word Schriftarten direkt in Ihre PDF-Dateien einbetten können, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument immer so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben – unabhängig davon, auf welchem Gerät oder mit welcher Software es geöffnet wird.

Warum wird Schrift nicht korrekt dargestellt

Mögliche Ursachen für dieses Problem sind: Die Verwendung von Sonderzeichen wie Ø oder ², das Fehlen der Schriftart auf dem System oder eine fehlerhafte Erfassung der Schriftart bei der Erstellung der PDF-Datei. Außerdem können einige TrueType-Schriftarten (TTF) eine zu geringe Auflösung haben und einige Schriftarten sind nur für die Bildschirmdarstellung vorgesehen, so dass sie nicht korrekt in das PDF eingebettet oder gedruckt werden können.

Adobe Acrobat: PDF Schrift einbetten

Adobe Acrobat ist eine weit verbreitete Software von Adobe Systems, die speziell für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von PDF-Dokumenten entwickelt wurde. Adobe Acrobat ermöglicht die Erstellung von PDF-Dateien, die auf verschiedenen Plattformen einheitlich dargestellt werden. Neben den Grundfunktionen zum Anzeigen und Drucken von PDF-Dateien bietet die Software erweiterte Funktionen wie das Zusammenführen mehrerer Dokumente, das Spiegeln von PDF-Dateien und das Einbetten von Schriften in PDF, um das ursprüngliche Erscheinungsbild eines Dokuments zu erhalten. Adobe Acrobat ist sowohl in einer kostenpflichtigen Version mit umfangreichen Bearbeitungswerkzeugen als auch in einer kostenlosen Version, dem Adobe Acrobat Reader, erhältlich, die sich auf die Anzeige und grundlegende Bearbeitung von PDF-Dateien beschränkt.

Folgen Sie den detaillierten Schritten zum Einbetten von Schriften in ein PDF-Dokument. Diese Funktion ist sowohl mit Adobe Acrobat Reader als auch mit Adobe Acrobat Pro möglich.

Schritt 1. PDF mit Adobe Acrobat öffnen

Öffnen Sie die PDF-Datei im Adobe Acrobat Reader und wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Drucken“.

Schritt 2. Adobe PDF-Einstellungen anpassen

Klicken Sie im Druckdialog auf „Eigenschaften“ und gehen Sie zu „Adobe PDF-Einstellungen“. Wählen Sie dort „Standardeinstellung bearbeiten“.

Schritt 3. Schriften einbetten

Klicken Sie auf „Schriften“, um eine Liste aller Schriften anzuzeigen. Aktivieren Sie die Option „Alle Schriften einbetten“, um sicherzustellen, dass alle im Dokument verwendeten Schriften in die PDF-Datei eingebettet werden. Sie können auch einzelne Schriftarten manuell hinzufügen.

Mit den Schriftoptionen von Adobe Acrobat können Sie entweder die gesamte Schrift oder nur bestimmte Zeichen in ein PDF-Dokument einbetten. Darüber hinaus bietet Adobe Acrobat die Möglichkeit, grundlegende Texteigenschaften wie Schriftart, Größe, Farbe und Abstände nach Bedarf anzupassen.

Microsoft-Word: Schriften einbetten beim PDF-Export

Microsoft Word ist ein weit verbreitetes Textverarbeitungsprogramm, mit dem Benutzer Dokumente erstellen, formatieren und bearbeiten können. Es unterstützt zahlreiche Funktionen wie das Hinzufügen von ausfüllbaren Formularen, das Erstellen von interaktiven Inhaltsverzeichnisse und das randlose Drucken.

Beim Export eines Dokuments aus Microsoft Word in das PDF-Format kann es vorkommen, dass die Schriftart nicht korrekt in das PDF übertragen wird. Dies führt zu unerwünschten Änderungen im Layout und in der Darstellung des Dokuments, was insbesondere dann problematisch ist, wenn eine bestimmte Formatierung beibehalten werden soll. Nachdem Sie die folgenden Schritte ausgeführt haben, wissen Sie, wie Sie das Problem beheben können.

Schritt 1. Schriften mit Microsoft Word einbetten

Öffnen Sie das Word-Dokument und gehen Sie auf „Datei“. Wählen Sie „Speichern“ unter „Optionen“. Aktivieren Sie die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“. Dabei können Sie wählen, nur die im Dokument verwendeten Schriftarten einzubetten, wodurch die Dateigröße verringert wird.

Schritt 2. PDF exportieren

Um die beste Methode für den PDF-Export zu finden, ist es oft notwendig, verschiedene Methoden auszuprobieren, da die Gründe für mögliche Probleme vielfältig sein können. Im Folgenden werden zwei verschiedene Exportmethoden vorgestellt.

Methode 1. Speichern als PDF

Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Wählen Sie unter „Dateiformat“ die Option „PDF“. Es werden zwei Optionen angezeigt: „Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit“ und „Optimal zum Drucken“. Die erste Option behält interne Links und Inhaltsverzeichnisse im PDF bei, kann aber unter macOS aus Kompatibilitätsgründen die Schriftart ändern. Die zweite Option fixiert das Seitenlayout, wobei die Schriftart unverändert bleibt, die Links jedoch verloren gehen.

Methode 2. Drucken als PDF

Um ein druckfertiges PDF zu erstellen, wählen Sie nicht „Datei“ > „Exportieren“ > „PDF/XPS-Dokument erstellen“ oder „Speichern unter“ > „Als PDF speichern“. Gehen Sie stattdessen zu „Drucken“ und wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ oder einen anderen installierten PDF-Druckertreiber, wie z.B. PDFgear. Die Datei wird automatisch im PDF-Format an dem von Ihnen gewählten Speicherort gespeichert.

Wenn das PDF die gewünschte Schriftart nicht übernimmt, können Sie in Microsoft Word die Schriftarten in das PDF einbetten, bevor Sie es exportieren. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass das PDF eine falsche Schriftart anzeigt.

Fragen und Antworten

Warum wird die Schriftart in PDF nicht korrekt angezeigt?

Wenn das PDF trotz der oben beschriebenen Methoden immer noch eine falsche Schriftart anzeigt oder die Schriftart beim Öffnen des PDFs nicht gefunden wird, kann dies folgende Gründe haben:

1. Die Lizenz der Schriftart erlaubt keine Einbettung.
2. Word zeigt manchmal Schriftarten an, die im System nicht aktiviert oder verfügbar sind, sogenannte „Geisterschriften“. Diese scheinen auswählbar zu sein, existieren aber nicht. Word informiert den Benutzer nicht immer klar über die Verfügbarkeit von Schriftarten und ist nicht speziell für den professionellen Druck konzipiert.

Daher kann es vorkommen, dass die gewünschte Schriftart in der PDF-Datei nicht korrekt angezeigt wird.

Wie bette ich die fehlenden Schriften nachträglich in PDF ein?

Um fehlende Schriften in eine PDF-Datei einzubetten, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. PDF neu erstellen: 

Wenn Sie Zugriff auf die offenen Quelldaten haben, aktivieren Sie zunächst die fehlenden Schriften im System und erstellen Sie das PDF einfach neu.

2. Professionelle Layout-Software verwenden: 

Wenn keine offenen Daten verfügbar sind, öffnen Sie das fehlerhafte PDF in einem Layoutprogramm wie InDesign oder QuarkXPress. Exportieren Sie ein neues Druck-PDF aus der gewählten Anwendung. Alle im System verfügbaren Schriften werden automatisch eingebettet, auch solche, die vorher nicht im PDF eingebettet waren.

Zum Schluss

Wenn Ihr Dokument Sonderzeichen enthält, die gewünschte Schriftart nicht in der PDF-Datei installiert ist oder Sie eine Bildschirmschriftart verwenden, die nicht für den Druck geeignet ist, kann es beim Teilen oder Drucken des Dokuments zu falschen Schriftarten kommen. Um diese Probleme zu vermeiden, stellen wir zwei effektive Lösungen vor: das Einbetten von Schriften in PDFs mit Adobe Acrobat und Microsoft Word. Durch das Einbetten von Schriften können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente unabhängig von Gerät oder Software immer in der gewünschten Form angezeigt werden.